EQS-News: Mayr-Melnhof Karton AG
/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft Einberufung der 30. ordentlichen Hauptversammlung Wir laden hiermit unsere Aktionär:innen ein zur 30. ordentlichen am Mittwoch, dem 24. April 2024, um 10:00 Uhr, I. TAGESORDNUNG
II. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG spätestens ab 3. April 2024 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. https://www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ zugänglich:
III. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär:innenrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 14. April 2024 (Nachweisstichtag). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist. Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG erforderlich, die sich auf den Nachweisstichtag bezieht und die der Gesellschaft spätestens am 19. April 2024 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zu gehen muss: (i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß Punkt V § 17 Abs 8 genügen lässt (ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform Die Aktionär:innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtags 14. April 2024 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) beziehen. Die Depotbestätigung wird in deutscher oder englischer Sprache entgegengenommen. Identitätsnachweis Die Aktionär:innen und deren Bevollmächtigte werden daher ersucht, zur Identifikation bei der Registrierung einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis bereit zu halten. Wenn Sie als Bevollmächtigte:r zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich zum amtlichen Lichtbildausweis bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht bereits an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie den Zutritt, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht vorweisen. IV. MÖGLICHKEIT ZUR BESTELLUNG EINES:EINER VERTRETER:IN UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN Jeder:Jede Aktionär:in, der:die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in Punkt III. dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht einen:eine Vertreter:in zu bestellen, der:die im Namen des:der Aktionär:in an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der:die Aktionär:in hat, den:die er:sie vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform (§ 13 Abs 2 AktG) erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich. Die Vollmacht muss der Gesellschaft ausschließlich an einer der nachgenannten Adressen zugehen: Per Post oder Boten Per Telefax +43 (0) 1 8900 500 – 50 Per SWIFT Am Tag der Hauptversammlung selbst ausschließlich: Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, hat die Vollmacht spätestens am 23. April 2024, 16:00 Uhr, Wiener Zeit, bei der Gesellschaft einzulangen. Ein Vollmachtsformular und ein Formular für den Widerruf der Vollmacht sind spätestens am 3. April 2024 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. https://www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ abrufbar. Die Verwendung eines der Formulare ist nicht zwingend im Sinne des § 114 Abs 3 AktG. Wir bitten aber im Interesse einer reibungslosen Abwicklung stets die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Einzelheiten zur Bevollmächtigung, insbesondere zur Textform und zum Inhalt der Vollmacht, ergeben sich aus dem den Aktionär:innen zur Verfügung gestellten Vollmachtsformular. Hat der:die Aktionär:in seinem:ihrem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung, auf dem für dessen Übermittlung an die Gesellschaft vorgesehenen Weg, die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Aktionär:innen können auch nach Vollmachtserteilung die Rechte in der Hauptversammlung persönlich wahrnehmen. Persönliches Erscheinen gilt als Widerruf einer vorher erteilten Vollmacht. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Unabhängiger Stimmrechtsvertreter Hiefür ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mm.group bzw. https://www.mm.group/fuer-investoren/hauptversammlung/ ein spezielles Vollmachtsformular abrufbar. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Dr. Michael Knap unter Tel. +43 664 213 87 40 oder E-Mail knap.mm@hauptversammlung.at. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Erhebung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt. Dem:Der unabhängigen Stimmrechtsvertreter:in müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne ausdrückliche Weisung wird das Stimmrecht nicht ausgeübt. Aktionär:innen können trotz Vollmachtserteilung ihre Rechte in der Hauptversammlung persönlich wahrnehmen. Persönliches Erscheinen am Ort der Hauptversammlung durch die Aktionär:in selbst gilt als Widerruf der erteilten Vollmacht. V. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR:INNEN NACH DEN §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG 1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, müssen jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionär:inneneigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär:innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber:innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III. dieser Einberufung) verwiesen. 2. Beschlussvorschläge von Aktionär:innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG Die Aktionär:inneneigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III. dieser Einberufung) verwiesen. 3. Auskunftsrecht der Aktionär:innen nach § 118 AktG Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Der Vorsitzende der Hauptversammlung kann gemäß § 19 Abs 3 der Satzung das Frage- und Rederecht der Aktionär:innen zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn, aber auch während der Hauptversammlung, generelle und individuelle Beschränkungen der Rede- und Fragezeit anordnen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich. Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per E-Mail an investor.relations@mm.group übermittelt werden. 4. Anträge von Aktionär:innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG 5. Information zum Datenschutz für Aktionär:innen Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 (1) c) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär:innen ist für die Teilnahme von Aktionär:innen und deren Vertreter:innen an der Hauptversammlung und deren Durchführung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich, ohne die Datenbereitstellung kann eine Teilnahme und die Rechtsausübung nicht ordnungsgemäß ermöglicht werden. Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Eine Übermittlung an Stellen außerhalb des/der EWR/EU ist nicht beabsichtigt. Nimmt ein:eine Aktionär:in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionär:innen bzw. deren Vertreter:innen, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmer:innenverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär:innendaten (insbesondere das Teilnehmer:innenverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Die Daten der Aktionär:innen werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Im Zusammenhang mit der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen im Einzelfall kann es, unter Umständen auch in Verbindung mit Gerichtsverfahren, zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Jeder:Jede Aktionär:in hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionär:innen gegenüber der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse privacy@mm.group oder über die folgenden Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten geltend machen: Dr. Christian Wodnek, LL.M. Zudem steht den Aktionär:innen ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft www.mm.group zu finden. VI. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 20.000.000 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen. Der Einlass zur Behebung der Stimmkarten beginnt um 09:00 Uhr. Wien, im März 2024
26.03.2024 CET/CEST |
Sprache: | Deutsch |
Unternehmen: | Mayr-Melnhof Karton AG |
Brahmsplatz 6 | |
1040 Wien | |
Österreich | |
Telefon: | 0043 1 501 36 91180 |
Fax: | 0043 1 501 36 91391 |
E-Mail: | investor.relations@mm.group |
Internet: | www.mm.group |
ISIN: | AT0000938204 |
WKN: | 93820 |
Börsen: | Freiverkehr in Berlin, Frankfurt (Basic Board), München, Stuttgart, Tradegate Exchange; Wiener Börse (Amtlicher Handel) |
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1866399 26.03.2024 CET/CEST