Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.03.2024 in Neuwied mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG 02.02.2024, 15:05 Uhr von EQS News Jetzt kommentieren: 0

Tagesordnung auf einen Blick

Angaben nach der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212

Wir laden Sie ein zur ordentlichen Hauptversammlung der Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft mit dem Sitz in Andernach. Die Hauptversammlung findet statt am Freitag, dem 15. März 2024, 11:00 Uhr, im food Hotel, Langendorfer Str. 157, 56564 Neuwied.

Im nachfolgenden Vergütungsbericht nach § 162 Aktiengesetz (AktG) werden die Vergütungen der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft (nachfolgend auch „Eisen- und Hüttenwerke AG“ oder „EHW AG“) im Geschäftsjahr 2022/2023 (Zeitraum vom 1. Oktober 2022 bis zum 30. September 2023; nachfolgend auch „Berichtsjahr“) dargestellt und erläutert. Sofern gesetzlich nicht erforderlich, erfolgen Angaben zu Vergleichswerten freiwillig.

Um die Einordnung der gemachten Angaben zu erleichtern und das Verständnis zu fördern, werden auch das geltende Vergütungssystem für den Vorstand und die Vergütungsregelung des Aufsichtsrats in ihren Grundzügen dargestellt.

Abstimmung zum Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021/2022 auf der Hauptversammlung 2023

Infolge der veränderten regulatorischen Anforderungen durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrichtlinie (ARUG II) wurde der Hauptversammlung am 24. März 2023 erstmals der Vergütungsbericht zur Billigung vorgelegt. Die Hauptversammlung hat den Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021/2022 mit einer Zustimmung von 99,85 % der Stimmen gebilligt. Vorstand und Aufsichtsrat sehen dieses klare Votum als Bestätigung des beim Vergütungsbericht 2021/2022 erstmals angewendeten Formats. Es wird daher auch für den vorliegenden Vergütungsbericht 2022/2023 beibehalten.

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands im Geschäftsjahr 2022/2023

Überblick über die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung

Die im Geschäftsjahr 2022/2023 gewährte und geschuldete Vergütung richtet sich nach den bestehenden Anstellungsverträgen der amtierenden Vorstandsmitglieder in Verbindung mit dem geltenden Vergütungssystem. Das im Geschäftsjahr 2022/2023 geltende Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder hat die Hauptversammlung der Eisen- und Hüttenwerke AG am 19. März 2021 mit einer Mehrheit von 99,84 % des vertretenen Kapitals beschlossen. In der Aufsichtsratssitzung am 14. November 2022 wurde die monatliche fixe Vergütung für das Geschäftsjahr 2022/2023 nochmals bestätigt sowie die Tantieme für das abgelaufene Geschäftsjahr 2021/2022 festgelegt. Eine Anpassung der laufenden Anstellungsverträge an das Vergütungssystem war entbehrlich, da die jeweilige anstellungsvertraglich vereinbarte Vergütung bereits den Regelungen des Vergütungssystems entsprach und entspricht.

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder soll wesentlich zur Förderung der Geschäftsstrategie und Steigerung der operativen Performance und damit zum langfristigen Erfolg der Eisen- und Hüttenwerke AG beitragen und eine erfolgreiche und nachhaltige Unternehmensführung unterstützen. Daher setzt sich die Vergütung der Vorstandsmitglieder aus festen und variablen Bestandteilen zusammen. Erfolgsunabhängig und damit fest ist das an die Vorstandsmitglieder zu zahlende Jahresfestgehalt. Der erfolgsabhängige und somit variable Bestandteil der Vergütung besteht aus einer Tantieme, die vom Aufsichtsrat jährlich nach Ermessen festgelegt wird. Dabei werden 45 % der Tantieme als kurzfristig variable Vergütung unmittelbar nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres ausgezahlt, während die verbleibenden 55 % als langfristig variable Komponente über einen Zeitraum von drei Jahren in virtuellen EHW-Aktien angelegt werden (Aktien-Deferral). Um den oben genannten Anforderungen künftig noch besser gerecht zu werden, hat der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 20. September 2023 ein überarbeitetes Vorstandsvergütungssystem mit Wirkung zum 1. Oktober 2023 beschlossen, das der Hauptversammlung der Eisen- und Hüttenwerke AG am 15. März 2024 gem. § 120a Abs. 1 AktG zur Billigung vorgelegt werden wird.

Die nachfolgende Tabelle gibt eine Gesamtübersicht über die Bestandteile der Vorstandsvergütung im Geschäftsjahr 2022/2023:

Gesamtübersicht Vergütungsbestandteile

Erfolgsunabhängige Vergütungsbestandteile

Festvergütung

Die aktuelle jährliche Festvergütung für jedes Vorstandsmitglied beträgt 60.000 €. Sie wird monatlich in gleichen Teilbeträgen ausgezahlt und soll ein die Aufgaben und Verantwortung der Vorstandsmitglieder widerspiegelndes und planbares Grundeinkommen sichern.

Nebenleistungen

Nebenleistungen werden nicht gewährt.

Betriebliche Altersversorgung

Die Vorstandsmitglieder erhalten keine betriebliche Altersversorgung.

Erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile

Der variable, erfolgsabhängige Bestandteil der Vergütung besteht aus einer Tantieme, die vom Aufsichtsrat jährlich für das abgelaufene Geschäftsjahr festgelegt wird. Dabei gelten als Untergrenze ein Betrag von 10.000 € p.a. und als Obergrenze ein Wert von 90.000 € p.a..

Die Tantieme für das Geschäftsjahr 2022/2023 hat der Aufsichtsrat nach Ablauf des Geschäftsjahres in seiner Sitzung am 13. November 2023 auf 50.000 € je Vorstandsmitglied festgelegt

Kurzfristig variable Vergütung für das Geschäftsjahr 2022/2023
Im Hinblick auf 45 % der Tantieme, die - wie oben beschrieben - als kurzfristige variable Vergütung an die Vorstandsmitglieder ausgezahlt werden, erfolgt ein Ausweis in dem Berichtsjahr, in dem die zugrundeliegende Tätigkeit erbracht worden ist. Insofern wird die kurzfristig variable Vergütung - im Interesse einer periodengerechten Zuordnung - als Teil der im Geschäftsjahr 2022/2023 gewährten und geschuldeten Vergütung ausgewiesen, auch wenn die Auszahlung erst im darauffolgenden Geschäftsjahr 2023/2024 erfolgt. Für das Geschäftsjahr 2022/2023 beläuft sich die Auszahlung damit auf 22.500 € je Vorstandsmitglied.

Langfristig variable Vergütung (Aktien-Deferral) für das Geschäftsjahr 2022/2023

Das zweite erfolgsabhängige Vergütungselement ist ein Aktien-Deferral in Höhe von 55 % der Tantieme, das mit einem Performance-Zeitraum von drei Jahren auf eine langfristige Anreizwirkung ausgerichtet ist.

Die Umwandlung in virtuelle EHW-Aktien erfolgt dabei durch Division des Ausgangswerts (55 % der für das jeweilige Geschäftsjahr vom Aufsichtsrat festgelegten Tantieme) durch den durchschnittlichen Kurs der EHW-Aktie, berechnet als das arithmetische Mittel der Schlusskurse im Zeitraum 01.07. bis 30.09. vor Beginn des ersten Geschäftsjahres des dreijährigen Performance-Zeitraums; dabei wird kaufmännisch auf ganze Stückzahlen auf- oder abgerundet. Die zugeteilte Anzahl virtueller Aktien kann somit von Jahr zu Jahr schwanken. Nach Ablauf von drei Jahren wird der Wert der virtuellen Aktien durch Multiplikation mit dem Durchschnittskurs der EHW-Aktie über den Zeitraum 01.07. bis 30.09. des letzten Geschäftsjahres des dreijährigen Performance-Zeitraums bestimmt. Hierbei werden auch die während des dreijährigen Performance-Zeitraum gezahlten Dividenden zusätzlich berücksichtigt. Insgesamt ist die sich so ergebende Auszahlung auf das Zweifache des angelegten Betrages begrenzt. Ein Anspruch auf eine Mindestauszahlung besteht nicht.

Von der Tantieme für das Geschäftsjahr 2022/2023 in Höhe von 50.000 € wurde je Vorstandsmitglied ein Betrag von 27.500 € (55 %) in virtuelle EHW-Aktien umgewandelt, so dass den Vorstandsmitgliedern insgesamt 2.604 virtuelle Aktien (Wertrechte) vorläufig zugeteilt wurden:

Auszahlung aus dem Aktien-Deferral für das Geschäftsjahr 2019/2020

Mit Ablauf des Geschäftsjahres 2022/2023 wurde das Aktien-Deferral zur Auszahlung fällig, das aus dem 55%igen Tantieme-Einbehalt für das Geschäftsjahr 2019/2020 ausgegeben wurde. Die Laufzeit des Deferral begann zum 1. Oktober 2020 und endete zum 30. September 2023. Dabei leitet sich der Auszahlungsbetrag wie folgt her:
 

Aufgrund der Aktienkursentwicklung und unter Berücksichtigung der im Performancezeitraum gezahlten Dividenden ergeben sich damit die folgenden mit Ablauf des Geschäftsjahres 2022/2023 fälligen Beträge, die an die untenstehend aufgeführten gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands planmäßig im Januar 2024 ausgezahlt werden:

Weitere Vergütungsregelungen

Einhaltung der Maximalvergütung der gegenwärtigen und ehemaligen Vorstandsmitglieder

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder ist in mehrfacher Hinsicht begrenzt. Zum einen ist die Gesamtvergütung je Vorstandsmitglied im Sinne der vom Aufsichtsrat festgelegten Maximalvergütung auf 150.000 € pro Geschäftsjahr begrenzt. Dementsprechend ist für die Tantieme als erfolgsabhängiger, variabler Bestandteil eine Höchstgrenze von 90.000 € p.a. festgelegt, wodurch sich entsprechend des 45 %igen Anteils an der Tantieme zur unmittelbaren Auszahlung die kurzfristig variable Vergütung auf maximal 40.500 € pro Geschäftsjahr belaufen kann. Maximal 49.500 € können entsprechend des 55 %igen Anteils pro Geschäftsjahr als Aktien-Deferral angelegt werden. Die daraus nach Ablauf des dreijährigen Performance-Zeitraums erfolgende Auszahlung ist wiederum auf das Zweifache des angelegten Betrages begrenzt.

Diese Höchstgrenzen wurden in Bezug auf das Geschäftsjahr 2022/2023 in allen Fällen eingehalten, wie den nachfolgenden Tabellen zu entnehmen ist:

Leistungen bei Vertragsbeendigung

Abfindungsregelungen

In den Vorstandsdienstverträgen sind keine Abfindungsregelungen vereinbart.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot ist in den bestehenden Vorstandsdienstverträgen nicht vereinbart.

Zusagen bei vorzeitiger bzw. regulärer Vertragsbeendigung

In den bestehenden Vorstandsdienstverträgen sind keine Zusagen für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung des Anstellungsvertrags durch das Vorstandsmitglied infolge eines Kontrollwechsels (Change of Control) oder eines sonstigen Grundes vereinbart. Bei regulärer Beendigung bleiben die ausstehenden Tranchen der virtuellen Aktie mit den jeweiligen Wertrechten bestehen und werden zum regulären Zeitpunkt nach Ende des Performance-Zeitraums ausgezahlt.

Rückforderungsmöglichkeit

Zusätzlich zu der gesetzlichen Möglichkeit nach § 87 Abs. 2 S. 1 AktG, die Bezüge des Vorstands herabzusetzen, bestehen keine vertraglichen Regelungen in den Anstellungsverträgen der Vorstandsmitglieder, Vergütungsbestandteile einzubehalten oder zurückzufordern.

Die Voraussetzung für eine Absenkung der Vorstandsvergütung nach § 87 Abs. 2 S. 1 AktG lagen im Geschäftsjahr 2022/2023 nicht vor.

Im abgelaufenen Geschäftsjahr 2022/2023 gewährte und geschuldete Vergütung der gegenwärtigen und früheren Vorstandsmitglieder nach § 162 AktG

Die folgende Tabelle stellt die den amtierenden Vorstandsmitgliedern im Berichtsjahr gewährten und geschuldeten festen und variablen Vergütungsbestandteile einschließlich des jeweiligen relativen Anteils nach § 162 AktG dar.

Es handelt sich dabei zunächst um die im Berichtsjahr ausgezahlte und damit gewährte und geschuldete Festvergütung.

Zudem wird der 45 %-ige Anteil an der für das Geschäftsjahr 2022/2023 vom Aufsichtsrat festgelegten Tantieme als Teil der gewährten und geschuldeten Vergütung ausgewiesen, da die zugrundeliegende Leistung bereits bis zum Bilanzstichtag am 30. September 2023 vollständig erbracht wurde. Somit werden die der Höhe und dem Grunde nach bereits feststehenden Auszahlungsbeträge für das Geschäftsjahr 2022/2023 angegeben, wenngleich die Auszahlung erst im darauffolgenden Geschäftsjahr 2023/2024 erfolgt. Dies stellt insofern eine klare und verständliche periodengleiche Berichterstattung im Hinblick auf Performance und Vergütung sicher.

Hinzu kommt die Auszahlung des Aktien-Deferrals aus der Tantieme für das Geschäftsjahr 2019/2020, dessen zugehöriger Performance-Zeitraum zum 30. September 2023 mit Feststellung der Aktienkursentwicklung im vierten Quartal des Geschäftsjahres 2022/2023 geendet ist. Damit waren die Performance-Bedingungen für eine etwaige Auszahlung zu diesem Zeitpunkt erfüllt, sodass - ebenfalls im Sinne einer periodengerechten Zuordnung - die Auszahlung des Aktien-Deferrals aus der Tantieme für das Geschäftsjahr 2019/2020 als Teil der im Geschäftsjahr 2022/2023 gewährten Vergütung nach § 162 Abs. 1 AktG ausgewiesen wird, auch wenn diese erst im Januar 2024 und damit im darauffolgenden Geschäftsjahr erfolgt.

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022/2023

Ausgestaltung und Anwendung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022/2023

Um eine erhöhte Transparenz über die Höhe der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zu schaffen, hat die Hauptversammlung der Eisen- und Hüttenwerke AG am 24. März 2023 ein überarbeitetes Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder beschlossen, das mit Rückwirkung zum 1. Oktober 2022 für das Geschäftsjahr 2022/2023 bereits vollständig zur Anwendung gekommen ist. Die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats ist dabei in § 13 der Satzung geregelt und wie folgt ausgestaltet:

Festlegung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021/2022

Im Berichtsjahr hat die Hauptversammlung am 24. März 2023 den Beschluss über die Höhe der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2021/2022 gefasst, auf dessen Basis die Auszahlung der Vergütung an die Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2022/2023 erfolgte.

Im Geschäftsjahr 2022/2023 gewährte und geschuldete Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Wie dargestellt, steht die Aufsichtsratsvergütung mit Anwendung des überarbeiteten Vergütungssystems ab dem Geschäftsjahr 2022/2023 bereits mit Ablauf des Geschäftsjahres dem Grunde und der Höhe nach fest. Vor diesem Hintergrund wurde der Ausweis der Aufsichtsratsvergütung - im Sinne einer periodengerechten Zuordnung sowie auch aus Gründen der Klarheit und Verständlichkeit und im Interesse der Konsistenz mit dem Ausweis der Vorstandsvergütung - gegenüber dem letztjährigen Bericht angepasst. Die im vorliegenden Bericht dargestellte Aufsichtsratsvergütung ist jetzt konsequent dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem die zugrunde liegende Tätigkeit erbracht wurde. Die folgende Tabelle zeigt die den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022/2023 gewährte und geschuldete Vergütung für das Geschäftsjahr 2021/2022 (Auszahlung nach dem Beschluss der Hauptversammlung am 24. März 2023).

Die folgende Tabelle über die den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2022/2023 gewährte und geschuldete Vergütung zeigt demzufolge die im Geschäftsjahr 2023/2024 zur Auszahlung fällige, bezüglich der Höhe und dem Anspruch nach jedoch bereits feststehende Fest- und Gesamtvergütung.

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

Die folgende vergleichende Darstellung stellt die nach § 162 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 AktG geforderte jährliche Veränderung der gewährten und geschuldeten Vergütung der gegenwärtigen und früheren Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats, der Ertragsentwicklung der Gesellschaft und der Vergütung von Arbeitnehmern auf Vollzeitäquivalenzbasis dar, wobei für Letztere auf die durchschnittlichen Gehälter der Mitarbeiter der Eisen- und Hüttenwerke AG auf Vollzeitäquivalenzbasis abgestellt wird. Im Rahmen der Ertragsentwicklung wird der Jahresüberschuss der Eisen- und Hüttenwerke AG dargestellt. Bei der Aufsichtsratsvergütung wurde der obenstehend beschriebene angepasste Ausweis entsprechend auch für die Vorjahre übernommen.

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG

An die Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft, Andernach

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft, Andernach, für das Geschäftsjahr vom 1. Oktober 2022 bis zum 30. September 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätsmanagementstandards: Anforderungen an das Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QMS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.

Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Haftungsbeschränkung

Für die Durchführung des Auftrags und unsere Verantwortlichkeit und Haftung gelten, auch im Verhältnis zu Dritten, die diesem Prüfungsvermerk beigefügten „Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften“ in der vom Institut der Wirtschaftsprüfer herausgegebenen Fassung vom 1. Januar 2017.

Düsseldorf, den 13. November 2023

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital eingeteilt in 17.600.000 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien, so dass die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien 17.600.000 Stück beträgt.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung - in Person oder durch Bevollmächtigte - und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. am 22. Februar 2024, 24:00 Uhr MEZ, (Nachweisstichtag) Aktionäre der Gesellschaft sind und sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss zusammen mit einem vom Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG auf den Nachweisstichtag erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens bis zum 8. März 2024, 24:00 Uhr MEZ, bei der nachstehend genannten Anmeldestelle eingehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Für den Nachwies genügt die Textform.

Anmeldestelle:
Eisen- und Hüttenwerke AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
oder per E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich möglichst frühzeitig an ihr jeweiliges depotführendes Institut zu wenden und eine Eintrittskarte für die Hauptversammlung zu bestellen. Wie in den Vorjahren wird jedem Aktionär grundsätzlich nur eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung von der Anmeldestelle ausgestellt.

Gemäß § 123 Abs. 4 S. 5 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes rechtzeitig erbracht hat. Der Umfang des Teilnahme- und Stimmrechts ergibt sich dabei ausschließlich aus dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für den Umfang des Teilnahme- und Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf den Umfang des Teilnahme- und Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt, soweit sie sich insoweit nicht bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe und Stimmrechtsvertretung

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine sonstige Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung des Aktionärs Sorge zu tragen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn weder ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder ein sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediär noch eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt wird. Zur Erteilung der Vollmacht kann das zusammen mit der Eintrittskarte versandte Formular verwandt werden. Bei Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen sind Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Außerdem wird rechtzeitig angemeldeten Aktionären angeboten, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen unter Erteilung von Weisungen vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben.

Vollmacht und Weisungen können vor und auch noch während der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der Gesellschaft jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmung vorliegen.

Möchten Aktionäre trotz bereits erfolgter Vollmachtserteilung und Weisung an die Stimmrechtsvertreter ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung selbst oder über einen Vertreter ausüben, so ist dies möglich, gilt aber als Widerruf der Vollmachtserteilung und Weisung an die Stimmrechtsvertreter.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro am Grundkapital erreichen (letzteres entspricht 195.313 Stückaktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Ergänzungsverlangen müssen an den Vorstand der Gesellschaft gerichtet sein und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung schriftlich zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Letztmöglicher Zugangstermin ist also der 13. Februar 2024, 24:00 Uhr MEZ. Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.

Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:

Eisen- und Hüttenwerke AG
- Vorstand -
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland

oder in elektronischer Form gemäß § 126a Bürgerlichen Gesetzbuches per E-Mail: ehw@ehw.ag

Antragsteller haben nachzuweisen, dass Sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Auf die Berechnung der Aktienbesitzzeit findet § 70 AktG Anwendung.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 und 127 AktG

Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern, die vor der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden sollen, sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft
Herrn Torsten Ratschat
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland

E-Mail: ehw@ehw.ag

Bis spätestens zum 29. Februar 2024, 24:00 Uhr MEZ, bei vorstehender Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden, soweit sie den Voraussetzungen des § 126 AktG bzw. des § 127 AktG genügen und den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind, unter Namensangabe des Aktionärs im Internet unter www.ehw.ag oder www.eisenhuetten.de über den Link „Hauptversammlung“ einschließlich einer etwaigen Begründung unverzüglich veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten und Vorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt wurden, nur dann zur Abstimmung gelangen können, wenn sie während der Hauptversammlung gestellt werden.

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

Erklärung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre und deren Bevollmächtigte haben die Möglichkeit, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung in der Versammlung am Wortmeldetisch zur Niederschrift des Notars zu erklären. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des die Hauptversammlung beurkundenden Notars erklären.

Hinweise zum Datenschutz

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Eisen- und Hüttenwerke Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre Daten als Verantwortliche unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet auf der Webseite unter www.ehw.ag oder www.eisenhuetten.de über den Link „Hauptversammlung“.

Veröffentlichungen auf der Internetseite gemäß § 124a AktG / Ergänzende Informationen

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.ehw.ag oder www.eisenhuetten.de über den Link „Hauptversammlung“ zur Verfügung. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

Die Einladung ist am 2. Februar 2024 im Bundesanzeiger bekannt gemacht worden.